Otokar: Rechnungsfreigabe in einem Portal
KXP Rechnungsmanagement-Portal
Über 5.500 Mitarbeitende, Export in mehr als 60 Länder und Beschaffung auf SAP: Bei Otokar wurden die Freigabe von Eingangsrechnungen, der Buchungsstatus und die Entscheidungshistorie in einem Portal zusammengeführt.
Kunde
Otokar
Branche
Verteidigung & Automobil
Mitarbeitende
5.500+
Integration
SAP ERP, SRM
Plattform
KXP Rechnungsmanagement-Portal
5.500+
Mitarbeitende
60+
Exportländer
1963
Gegründet
SAP
Integriertes ERP
Herausforderungen
Die zentralen Probleme bei der Freigabe eines hohen Volumens an Lieferantenrechnungen bei Otokar.
Freigaben per E-Mail
Eingangsrechnungen wurden per E-Mail und Umlauf freigegeben. Es gab keine zentrale Liste, die zeigte, welche Rechnung bei wem wartet oder welche Aufgabe überfällig ist.
Rechnungsverfolgung ohne SAP-Anbindung
ERP-Belegnummern, Bestellungen und Bestätigungen lagen in SAP, während der Freigabeprozess über andere Kanäle lief. Die Bestellung hinter einer Rechnung zu finden, erforderte eine zusätzliche Prüfung.
Unklare Zuordnung der Rechnung zum Vorgang
Projekt- und Aktendaten wurden nicht bei der Rechnung geführt, sodass es Zeit kostete, den zugehörigen Vorgang zu ermitteln.
Freigabebefugnis und Limits
Wer bis zu welchem Betrag freigeben durfte, war nicht systematisch festgelegt; in Urlaubszeiten blieben Aufgaben ohne Vertretung liegen.
Verstreute Entscheidungshistorie
Wer eine Rechnung mit welchem Kommentar freigegeben hatte, blieb in E-Mail-Verläufen, was die Recherche eines früheren Vorgangs oder den Nachweis in einem Audit erschwerte.
Die KXP-Lösung
Ein Portal für Finanzen, Einkauf und Management, angebunden an die SAP- und E-Dokument-Infrastruktur von Otokar.
Freigabeablauf und Aufgabenverfolgung
- Dem Nutzer zugewiesene Rechnungen und überfällige Aufgaben in einer Liste
- Freigeben, ablehnen oder entsprechend der Berechtigung weiterleiten
- Freigabestatus und Buchungsstatus getrennt angezeigt
- Entscheidungsnotizen und Vorgangshistorie im Rechnungsdatensatz
SAP- und Bestelldaten
- Anbindung an die bestehenden SAP- und E-Dokument-Services
- ERP-Belegnummer zusammen mit dem Rechnungsdatensatz
- SRM-Bestellreferenzen und Bestätigungsdaten
- Liste der Rechnungen, die auf Bestellbestätigung warten
Dokumentenarchiv
- Zugriff auf frühere Rechnungen, Anhänge und Entscheidungshistorie
- Filter nach Firma, Datum und Status
- Elektronisches Dokument und Anhänge aus demselben Datensatz abrufbar
- Projekt- und Aktennummern an der Rechnung
Reporting
- Statusverteilung der Rechnungen im Freigabeprozess
- Zahl der Rechnungen mit abgeschlossener Buchung
- Betragsübersichten in der gewählten Währung
- Listen als CSV exportiert
Nutzer, Berechtigungen und Vertretung
- Nutzerkonten, Rollen und Freigabelimits
- Führungskräfte sehen die Aufgaben ihrer Teams in einer Übersicht
- Vertretungs- und Feiertagsdefinitionen
- Benachrichtigungseinstellungen pro Nutzer
Erinnerungen und Benachrichtigungen
- E-Mail-Erinnerungen für offene Aufgaben
- Überfällige Aufgaben in der Liste hervorgehoben
- Sichtbarkeit von Rechnungen, die auf Bestellbestätigung warten
- Benachrichtigungseinstellungen über die Verwaltungsmasken
Bildschirme aus dem Portal
Beispielbildschirme des von Otokar genutzten Portals, erstellt mit Demodaten.
Firmennamen, Beträge und Belegnummern auf den Bildschirmen sind Beispiele und enthalten keine Otokar-Daten.
Ergebnisse
Was sich im Arbeitsalltag bei Otokar änderte, als die Rechnungsfreigabe ins Portal wanderte.
| Thema | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Verfolgung offener Rechnungen | E-Mail-Verläufe und persönliche Nachverfolgung | Aufgabenliste pro Nutzer, überfällige Vorgänge markiert |
| Freigabe- und Buchungsstatus | Ein einzelnes Kennzeichen "freigegeben" | Freigabestatus und Buchungsstatus getrennt sichtbar |
| SAP-Belegnummer | Separat in SAP nachgeschlagen | Im Portal, zusammen mit dem Rechnungsdatensatz |
| Bestell- und Bestätigungsdaten | Per E-Mail beim Einkauf erfragt | SRM-Bestellreferenz und Bestätigungsstatus auf dem Rechnungsbildschirm |
| Entscheidungshistorie | In E-Mails und persönlichen Notizen | Freigebender, Kommentar und frühere Schritte im Rechnungsdatensatz |
| Freigabebefugnis und Vertretung | Personenabhängig; Aufgaben blieben im Urlaub liegen | Rollen, Freigabelimits und Vertretungen in der Verwaltungsmaske festgelegt |
Weitere Ergebnisse
Sprechen wir über Ihren Rechnungsprozess.
In einem Vorstellungsgespräch betrachten wir den Freigabeablauf Ihres Teams und Ihren Bedarf an einer SAP-Anbindung.