Otokar: Fatura Onayı Tek Portalda
KXP Fatura Yönetim Portalı
5.500+ çalışan, 60'tan fazla ülkeye ihracat ve SAP üzerinde yürüyen tedarik süreçleri: Otokar'da gelen faturaların onayı, muhasebe durumu ve karar geçmişi tek portalda toplandı.
Müşteri
Otokar
Sektör
Savunma & Otomotiv
Çalışan
5.500+
Entegrasyon
SAP ERP, SRM
Platform
KXP Fatura Yönetim Portalı
5.500+
Çalışan
60+
Ülkeye İhracat
1963
Kuruluş Yılı
SAP
Entegre ERP
Zorluklar
Yüksek hacimli tedarik faturalarının onayında Otokar'ın karşılaştığı temel sorunlar.
E-posta ile yürüyen onaylar
Gelen faturalar e-posta ve fiziksel dolaşımla onaylanıyordu. Hangi faturanın kimde beklediği, hangi görevin süresinin geçtiği merkezi bir listeden görülemiyordu.
SAP'den kopuk fatura takibi
ERP belge numarası, sipariş ve teyit bilgileri SAP'de; onay süreci ise ayrı kanallarda yürüyordu. Faturayla ilgili sipariş bilgisine ulaşmak ek kontrol gerektiriyordu.
Faturanın hangi işe ait olduğu belirsiz
Proje ve dosya bilgisi faturayla birlikte tutulmadığından, bir faturanın hangi işle ilgili olduğunu bulmak zaman alıyordu.
Onay yetkisi ve limitler
Kimin hangi tutara kadar onay verebileceği sistematik olarak tanımlı değildi; izin ve vekâlet dönemlerinde görevler bekliyordu.
Karar geçmişi dağınık
Faturayı kimin, hangi açıklamayla onayladığı e-posta zincirlerinde kalıyor; geçmiş bir işlemi araştırmak veya denetimde sunmak güçleşiyordu.
KXP Çözümü
Otokar'ın SAP ve e-belge altyapısıyla bağlantılı çalışan; mali işler, satın alma ve yönetim için tek portal.
Onay akışı ve görev takibi
- Kullanıcıya atanan faturalar ve süresi geçen görevler tek listede
- Yetkiye göre onaylama, reddetme veya ilgili kişiye yönlendirme
- Onay durumu ile muhasebe durumunun ayrı ayrı gösterilmesi
- Karar notları ve işlem geçmişinin fatura kaydında tutulması
SAP ve sipariş bilgileri
- Mevcut SAP ve e-belge servisleriyle bağlantı
- ERP belge numarasının fatura kaydıyla birlikte görünmesi
- SRM sipariş referansları ve teyit bilgileri
- Sipariş teyidi bekleyen faturaların listelenmesi
Belge arşivi
- Geçmiş faturalar, ekleri ve karar geçmişine erişim
- Firma, tarih ve işlem durumu filtreleri
- Elektronik belge ve ek dosyaların aynı kayıttan indirilmesi
- Proje ve dosya numaralarının faturaya eklenmesi
Raporlama
- Onay sürecindeki faturaların durum dağılımı
- Muhasebesi tamamlanan fatura sayısı
- Seçilen para birimindeki tutar özetleri
- Listelerin CSV olarak dışa aktarılması
Kullanıcı, yetki ve vekâlet
- Kullanıcı hesapları, roller ve onay limitleri
- Ekiplere atanan görevlerin yöneticiler tarafından toplu görülmesi
- Vekâlet ve tatil günü tanımları
- Bildirim tercihlerinin kullanıcı bazında ayarlanması
Hatırlatma ve bildirimler
- Bekleyen görevler için e-posta hatırlatmaları
- Süresi geçen görevlerin listede öne çıkması
- Sipariş teyidi bekleyen faturalar için görünürlük
- Yönetim ekranlarından bildirim ayarları
Portaldan ekranlar
Otokar'ın kullandığı portalın demo verileriyle hazırlanmış örnek ekranları.
Ekranlardaki firma adları, tutarlar ve belge numaraları örnektir; Otokar verisi içermez.
Sonuçlar
Fatura onay sürecinin portala taşınmasıyla Otokar'da değişen günlük pratik.
| Konu | Öncesi | Sonrası |
|---|---|---|
| Bekleyen faturaların takibi | E-posta zinciri ve kişisel takip | Kullanıcıya atanmış görev listesi, süresi geçenler işaretli |
| Onay ve muhasebe durumu | Tek bir "onaylandı" bilgisi | Onay durumu ve muhasebe durumu ayrı ayrı görünür |
| SAP belge numarası | SAP'de ayrıca sorgulanıyor | Fatura kaydıyla birlikte portalda |
| Sipariş ve teyit bilgisi | Satın almaya e-posta ile soruluyor | SRM sipariş referansı ve teyit durumu fatura ekranında |
| Karar geçmişi | E-posta ve kişisel notlarda | Onaylayan, açıklama ve önceki adımlar fatura ayrıntısında |
| Onay yetkisi ve vekâlet | Kişiye bağlı; izinde bekleyen işler | Roller, onay limitleri ve vekâlet tanımları yönetim ekranında |
Ek Kazanımlar
Fatura sürecinizi birlikte konuşalım.
Ekibinizin onay akışını ve SAP bağlantısı ihtiyacını bir tanıtım görüşmesinde ele alalım.