Otokar: اعتماد الفواتير في بوابة واحدة
بوابة إدارة الفواتير من KXP
أكثر من 5,500 موظف، وتصدير إلى أكثر من 60 دولة، ومشتريات تعمل على SAP: في Otokar جُمع اعتماد الفواتير الواردة وحالة المحاسبة وسجل القرارات في بوابة واحدة.
العميل
Otokar
القطاع
الدفاع والسيارات
الموظفون
5,500+
التكامل
SAP ERP، SRM
المنصة
بوابة إدارة الفواتير من KXP
5.500+
موظف
60+
دولة تصدير
1963
سنة التأسيس
SAP
نظام ERP متكامل
التحديات
أبرز المشكلات التي واجهتها Otokar في اعتماد حجم كبير من فواتير الموردين.
اعتمادات عبر البريد الإلكتروني
كانت الفواتير الواردة تُعتمد عبر البريد الإلكتروني والتداول الورقي. ولم تكن هناك قائمة مركزية تُظهر أي فاتورة بانتظار مَن، أو أي مهمة تأخرت.
متابعة فواتير منفصلة عن SAP
كانت أرقام مستندات ERP والطلبات والتأكيدات في SAP، بينما تسير عملية الاعتماد في قنوات أخرى. وكان الوصول إلى الطلب المرتبط بالفاتورة يتطلب تحققًا إضافيًا.
غموض العمل الذي تعود إليه الفاتورة
لم تكن بيانات المشروع والملف تُحفظ مع الفاتورة، فكان تحديد العمل المرتبط بها يستغرق وقتًا.
صلاحيات الاعتماد وحدوده
لم يكن محددًا بشكل منهجي مَن يعتمد وحتى أي مبلغ، وكانت المهام تتوقف في فترات الإجازة لغياب الإنابة.
سجل قرارات مبعثر
كان مَن اعتمد الفاتورة وبأي ملاحظة يبقى في سلاسل البريد الإلكتروني، ما صعّب البحث في عملية سابقة أو تقديمها في تدقيق.
حل KXP
بوابة واحدة للشؤون المالية والمشتريات والإدارة، مرتبطة ببنية SAP والمستندات الإلكترونية لدى Otokar.
مسار الاعتماد ومتابعة المهام
- الفواتير المسندة إلى المستخدم والمهام المتأخرة في قائمة واحدة
- الاعتماد أو الرفض أو الإحالة إلى الشخص المعني وفق الصلاحيات
- عرض حالة الاعتماد وحالة المحاسبة بشكل منفصل
- حفظ ملاحظات القرار وسجل العمليات في سجل الفاتورة
بيانات SAP والطلبات
- الربط بخدمات SAP والمستندات الإلكترونية القائمة
- عرض رقم مستند ERP مع سجل الفاتورة
- مراجع طلبات SRM وبيانات التأكيد
- قائمة الفواتير بانتظار تأكيد الطلب
أرشيف المستندات
- الوصول إلى الفواتير السابقة والمرفقات وسجل القرارات
- تصفية حسب الشركة والتاريخ والحالة
- تنزيل المستند الإلكتروني والمرفقات من السجل نفسه
- إضافة أرقام المشروع والملف إلى الفاتورة
التقارير
- توزيع حالات الفواتير في مسار الاعتماد
- عدد الفواتير المكتملة محاسبيًا
- ملخصات المبالغ بالعملة المختارة
- تصدير القوائم بصيغة CSV
المستخدمون والصلاحيات والإنابة
- حسابات المستخدمين والأدوار وحدود الاعتماد
- رؤية المديرين لمهام فرقهم في عرض واحد
- تعريفات الإنابة والعطلات
- تفضيلات الإشعارات لكل مستخدم
التذكير والإشعارات
- تذكيرات بريد إلكتروني للمهام المعلقة
- إبراز المهام المتأخرة في القائمة
- إظهار الفواتير بانتظار تأكيد الطلب
- إعدادات الإشعارات من شاشات الإدارة
شاشات من البوابة
شاشات نموذجية من البوابة التي تستخدمها Otokar، أُعدّت ببيانات تجريبية.
أسماء الشركات والمبالغ وأرقام المستندات في الشاشات للتوضيح فقط ولا تتضمن بيانات Otokar.
النتائج
ما تغيّر في العمل اليومي لدى Otokar بعد نقل اعتماد الفواتير إلى البوابة.
| الموضوع | قبل | بعد |
|---|---|---|
| متابعة الفواتير المعلقة | سلاسل بريد إلكتروني ومتابعة شخصية | قائمة مهام لكل مستخدم مع تمييز المتأخر منها |
| حالة الاعتماد والمحاسبة | مؤشر واحد "معتمد" | حالة الاعتماد وحالة المحاسبة ظاهرتان بشكل منفصل |
| رقم مستند SAP | يُستعلم عنه في SAP بشكل منفصل | في البوابة مع سجل الفاتورة |
| بيانات الطلب والتأكيد | تُطلب من المشتريات عبر البريد الإلكتروني | مرجع طلب SRM وحالة التأكيد في شاشة الفاتورة |
| سجل القرارات | في رسائل البريد والملاحظات الشخصية | المعتمِد والملاحظة والخطوات السابقة في تفاصيل الفاتورة |
| صلاحيات الاعتماد والإنابة | مرتبطة بالأشخاص؛ مهام متوقفة في الإجازات | الأدوار وحدود الاعتماد والإنابة معرّفة في شاشة الإدارة |
مكاسب إضافية
لنتحدث معًا عن عملية فواتيركم.
في اجتماع تعريفي نتناول مسار الاعتماد لدى فريقكم واحتياجكم إلى الربط مع SAP.