Otokar: Factuurgoedkeuring in één portaal
KXP Factuurbeheerportaal
Meer dan 5.500 medewerkers, export naar meer dan 60 landen en inkoop op SAP: bij Otokar werden de goedkeuring van inkomende facturen, de boekhoudstatus en de beslissingsgeschiedenis in één portaal samengebracht.
Klant
Otokar
Sector
Defensie & Automobiel
Medewerkers
5.500+
Integratie
SAP ERP, SRM
Platform
KXP Factuurbeheerportaal
5.500+
Medewerkers
60+
Exportlanden
1963
Opgericht
SAP
Geïntegreerd ERP
Uitdagingen
De belangrijkste knelpunten bij de goedkeuring van een groot volume leveranciersfacturen bij Otokar.
Goedkeuringen via e-mail
Inkomende facturen werden via e-mail en fysieke circulatie goedgekeurd. Er was geen centrale lijst die toonde welke factuur op wie wachtte of welke taak achterstallig was.
Factuuropvolging los van SAP
ERP-documentnummers, orders en bevestigingen stonden in SAP, terwijl het goedkeuringsproces via andere kanalen liep. De order achter een factuur vinden vroeg een extra controle.
Onduidelijk bij welke opdracht een factuur hoort
Project- en dossiergegevens werden niet bij de factuur bewaard, waardoor het tijd kostte om te achterhalen bij welke opdracht een factuur hoorde.
Goedkeuringsbevoegdheid en limieten
Wie tot welk bedrag mocht goedkeuren was niet systematisch vastgelegd, en taken bleven liggen tijdens verlof zonder vervanging.
Versnipperde beslissingsgeschiedenis
Wie een factuur met welke opmerking had goedgekeurd, bleef in e-mailthreads staan, wat het lastig maakte een eerdere transactie te onderzoeken of bij een audit te tonen.
De KXP-oplossing
Eén portaal voor finance, inkoop en management, gekoppeld aan de SAP- en e-documentinfrastructuur van Otokar.
Goedkeuringsflow en taakopvolging
- Aan de gebruiker toegewezen facturen en achterstallige taken in één lijst
- Goedkeuren, afwijzen of doorsturen naar de juiste persoon volgens bevoegdheid
- Goedkeuringsstatus en boekhoudstatus apart getoond
- Beslissingsnotities en transactiegeschiedenis in het factuurrecord
SAP- en ordergegevens
- Koppeling met de bestaande SAP- en e-documentdiensten
- ERP-documentnummer getoond bij het factuurrecord
- SRM-orderreferenties en bevestigingsgegevens
- Overzicht van facturen die op orderbevestiging wachten
Documentarchief
- Toegang tot eerdere facturen, bijlagen en beslissingsgeschiedenis
- Filters op bedrijf, datum en status
- Elektronisch document en bijlagen downloadbaar vanuit hetzelfde record
- Project- en dossiernummers gekoppeld aan de factuur
Rapportage
- Statusverdeling van facturen in het goedkeuringsproces
- Aantal facturen met afgeronde boekhouding
- Bedragoverzichten in de gekozen valuta
- Lijsten geëxporteerd als CSV
Gebruikers, rechten en vervanging
- Gebruikersaccounts, rollen en goedkeuringslimieten
- Managers zien de aan hun teams toegewezen taken in één overzicht
- Vervangings- en feestdagdefinities
- Meldingsvoorkeuren per gebruiker
Herinneringen en meldingen
- E-mailherinneringen voor openstaande taken
- Achterstallige taken uitgelicht in de lijst
- Zicht op facturen die op orderbevestiging wachten
- Meldingsinstellingen via de beheerschermen
Schermen uit het portaal
Voorbeeldschermen van het portaal dat Otokar gebruikt, opgesteld met demogegevens.
Bedrijfsnamen, bedragen en documentnummers op de schermen zijn voorbeelden en bevatten geen gegevens van Otokar.
Resultaten
Wat er in de dagelijkse praktijk bij Otokar veranderde toen de factuurgoedkeuring naar het portaal verhuisde.
| Onderwerp | Voorheen | Nu |
|---|---|---|
| Opvolging van openstaande facturen | E-mailthreads en persoonlijke opvolging | Takenlijst per gebruiker, achterstallige items gemarkeerd |
| Goedkeurings- en boekhoudstatus | Eén enkele status "goedgekeurd" | Goedkeuringsstatus en boekhoudstatus apart zichtbaar |
| SAP-documentnummer | Apart opgezocht in SAP | In het portaal, samen met het factuurrecord |
| Order- en bevestigingsgegevens | Per e-mail opgevraagd bij inkoop | SRM-orderreferentie en bevestigingsstatus op het factuurscherm |
| Beslissingsgeschiedenis | In e-mails en persoonlijke notities | Goedkeurder, opmerking en eerdere stappen in het factuurrecord |
| Goedkeuringsbevoegdheid en vervanging | Persoonsafhankelijk; taken bleven liggen tijdens verlof | Rollen, goedkeuringslimieten en vervanging vastgelegd in het beheerscherm |
Aanvullende resultaten
Laten we uw factuurproces bespreken.
In een kennismakingsgesprek bekijken we de goedkeuringsflow van uw team en uw behoefte aan een SAP-koppeling.