Otokar : l'approbation des factures dans un seul portail
Portail de gestion des factures KXP
Plus de 5 500 collaborateurs, des exportations vers plus de 60 pays et des achats gérés sur SAP : chez Otokar, l'approbation des factures entrantes, le statut comptable et l'historique des décisions ont été réunis dans un seul portail.
Client
Otokar
Secteur
Défense & Automobile
Collaborateurs
5 500+
Intégration
SAP ERP, SRM
Plateforme
Portail de gestion des factures KXP
5.500+
Collaborateurs
60+
Pays d'exportation
1963
Année de création
SAP
ERP intégré
Défis
Les principaux problèmes rencontrés par Otokar dans l'approbation d'un volume élevé de factures fournisseurs.
Des approbations par e-mail
Les factures entrantes étaient approuvées par e-mail et circulation physique. Aucune liste centrale ne montrait quelle facture attendait chez qui, ni quelle tâche était en retard.
Un suivi des factures déconnecté de SAP
Les numéros de pièce ERP, les commandes et les confirmations se trouvaient dans SAP, tandis que le processus d'approbation passait par d'autres canaux. Retrouver la commande derrière une facture demandait un contrôle supplémentaire.
L'affaire liée à la facture peu claire
Les données de projet et de dossier n'étaient pas conservées avec la facture ; identifier l'affaire concernée prenait du temps.
Droits d'approbation et limites
Qui pouvait approuver jusqu'à quel montant n'était pas défini de manière systématique, et les tâches restaient bloquées pendant les congés faute de délégation.
Un historique des décisions dispersé
Qui avait approuvé une facture et avec quel commentaire restait dans des fils d'e-mails, rendant difficile l'examen d'une opération passée ou sa présentation lors d'un audit.
La solution KXP
Un seul portail pour la finance, les achats et la direction, relié à l'infrastructure SAP et de documents électroniques d'Otokar.
Flux d'approbation et suivi des tâches
- Factures attribuées à l'utilisateur et tâches en retard dans une même liste
- Approuver, rejeter ou transmettre à la bonne personne selon les droits
- Statut d'approbation et statut comptable affichés séparément
- Notes de décision et historique conservés dans la fiche de la facture
Données SAP et commandes
- Connexion aux services SAP et de documents électroniques existants
- Numéro de pièce ERP affiché avec l'enregistrement de la facture
- Références de commande SRM et données de confirmation
- Liste des factures en attente de confirmation de commande
Archive documentaire
- Accès aux factures passées, aux pièces jointes et à l'historique des décisions
- Filtres par société, date et statut
- Document électronique et pièces jointes téléchargeables depuis le même enregistrement
- Numéros de projet et de dossier rattachés à la facture
Reporting
- Répartition par statut des factures en cours d'approbation
- Nombre de factures comptabilisées
- Synthèses de montants dans la devise choisie
- Listes exportées en CSV
Utilisateurs, droits et délégation
- Comptes utilisateurs, rôles et limites d'approbation
- Les responsables voient les tâches de leurs équipes dans une seule vue
- Définition des délégations et des jours fériés
- Préférences de notification par utilisateur
Rappels et notifications
- Rappels par e-mail pour les tâches en attente
- Tâches en retard mises en évidence dans la liste
- Visibilité des factures en attente de confirmation de commande
- Réglages des notifications depuis les écrans d'administration
Écrans du portail
Écrans d'exemple du portail utilisé par Otokar, préparés avec des données de démonstration.
Les noms de sociétés, montants et numéros de pièce affichés sont fictifs et ne contiennent aucune donnée d'Otokar.
Résultats
Ce qui a changé au quotidien chez Otokar une fois l'approbation des factures transférée dans le portail.
| Sujet | Avant | Après |
|---|---|---|
| Suivi des factures en attente | Fils d'e-mails et suivi personnel | Liste de tâches par utilisateur, éléments en retard signalés |
| Statut d'approbation et comptable | Un seul indicateur « approuvé » | Statut d'approbation et statut comptable visibles séparément |
| Numéro de pièce SAP | Recherché séparément dans SAP | Dans le portail, avec l'enregistrement de la facture |
| Données de commande et de confirmation | Demandées aux achats par e-mail | Référence de commande SRM et statut de confirmation sur l'écran de la facture |
| Historique des décisions | Dans les e-mails et les notes personnelles | Approbateur, commentaire et étapes précédentes dans la fiche de la facture |
| Droits d'approbation et délégation | Dépendants des personnes ; tâches bloquées pendant les congés | Rôles, limites d'approbation et délégations définis dans l'écran d'administration |
Résultats complémentaires
Parlons de votre processus de facturation.
Lors d'un entretien de présentation, nous examinons le flux d'approbation de votre équipe et vos besoins de connexion SAP.